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知识管理对企业档案管理的创新

作者:2018-08-20 17:52:45阅读:文章来源:

摘要:本文叙述了知识管理的理念以及档案管理与知识管理的内在联系,阐述了知识管理对档案管理的影响,提出应用知识管理推进档案管理创新的策略。

关键知识管理;档案管理;信息资源

进入21世纪,知识作为推动社会进步和经济发展的核心力量,在社会众多领域发挥着越来越大的作用。而知识管理作为知识经济发展的一种全新管理,它越来越成为众多企事业单位为适应新时期要求和保持核心竞争力的重要选择。人们重视知识、追求知识、视知识为财富。而档案信息资源中蕴含着丰富的知识,档案信息资源已成为促进社会进步的重要力量,这已经引起了人们高度的重视。档案管理作为信息资源管理的重要组成部分,面对知识管理带来的机遇和挑战,正逐步从传统管理模式向知识管理模式演变。那么知识管理对传统档案管理模式到底带来了哪些影响,面向知识管理的企业档案管理模式应采取哪些措施和变革,不断向前发展,是本文试图要探讨的问题。

1知识管理是全新的管理理念

知识管理是一种理念,目前知识管理的定义为狭义和广义两种,狭义的知识管理主要是针对知识本身的管理,广义的知识管理不仅包括对知识本身的管理,还包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识人员等全方位、全过程的管理。这里提到的档案工作中的知识管理,是一种符合新时期企事业单位档案馆发展的全新管理理念,即将知识管理理论与档案工作实际相结合的管理思想和方法。其目的就是要通过对档案信息资源静态的显性知识和人们在科研生产过程中大脑所形成的隐性知识进行收集、筛选、分类、整理与编研,并在动态知识库体系中进行存储、传播和应用,为利用者提供最有效的知识共享平台,为单位创造出更大的经济效益。

2知识管理与档案管理的关系

档案管理是一项历史悠久的管理活动,从古代到现代,档案管理经历了漫长的道路,经过了实体管理、信息管理和知识管理等三个阶段的发展演变过程。第一阶段档案实体管理主要是对在科研生产实践活动中所产生的原始实体状态档案资料进行的管理工作,主要包括档案文件材料的收集、分类、整理、鉴定、保管、编研及存储等内容。档案管理的第二阶段就是信息管理阶段,就是利用现代信息网络系统技术手段实现馆藏档案数字化管理、电子文档一体化管理、信息利用网络化管理,是一种比较先进的管理方式。档案管理第三阶段也就是知识管理阶段,其实质是针对社会对信息的需求进行分析研究,能够在最需要的时间将最需要的知识传递给最需要的人,以便帮助人们获取有效的信息知识,并将其获得的信息知识服务于科技活动中,从而达到为社会创造出更大经济效益的目的。知识管理本质上就是人们在知识经济时代,对知识创新的需求而发展起来的一种新型的管理模式,知识管理的主要组成元素是数据、信息、知识、人和共享。人是知识活动的主体,将显性知识和人头脑中的隐形知识结合起来,相互转换,发挥人的潜能,创新服务方式,利用网络信息服务平台,快捷、迅速地把信息知识传递给需要利用的人,从而达到知识共享。档案是一种信息的载体,离开了这种载体,知识的获取、创造、储存及传递都将无法继续。知识管理不仅是对知识载体、知识信息、知识实践活动的管理,同时也是对档案工作的管理,对显性知识的管理和档案人员头脑中隐性知识的管理。这些管理已经突破了传统的管理理念和范围。由此可知,知识管理与档案管理有着内在的联系,密不可分。但同时,知识管理又是对传统档案管理的创新与发展。

3知识管理对传统档案管理的影响

3.1知识管理使传统档案管理的职能发生变化

知识管理作为一种新的思维方法,对传统档案管理职能产生了很大的影响,使过去重视档案实体保管转变为注重档案信息知识的管理,使过去注重查据凭证的功能转变为对信息知识的开发利用,把注重文档归档管理变为主动参与,把对档案控制管理变为知识提供资源的共享,把过去传统的借阅方式转变为智能化服务。这样一来,传统档案管理职能发生了深刻变化,原来档案部门的档案保管员转变为信息知识的开发者,成为知识的管理者、提供者及决策咨询者。

3.2知识管理改变了传统档案管理的业务流程

在传统的档案管理中,档案管理工作对现行文件管理和归档后的文件管理有着一条明显界限。而知识管理是在知识经济时代产生的一种新型的管理模式,会导致企业生产管理活动的过程发生变化,必然会引起企业业务流程再造。把知识管理应用到档案管理工作中,档案管理者就会依据文件生命周期理论,把文件档案看作一个不可分割的文件连续体,实现文件档案一体化管理,对档案业务流程重新梳理,对文件生命周期的全过程重新设计。因此,知识管理可以引起传统档案管理业务流程的改变。

3.3知识管理丰富了传统档案信息资源的种类

在传统的档案管理中,档案管理主要是进行档案收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等管理工作。档案管理工作更多地注重档案保管控制,档案的利用率很低。而知识管理要求信息知识共享,这就要求档案部门必须构建多样化特色的知识库。档案部门应借助知识管理的理念,通过对档案信息资源的二次开发,形成多种特色的档案信息资源,使档案信息资源多样化,以满足社会各类人员对档案知识的需求。

3.4知识管理促进了档案管理人员素质的提高

知识管理不仅对企业档案管理提出了更高的要求,而且对档案管理人员的工作水平也提出了更高的要求。应用知识管理到档案管理工作中,必然会要求档案人员不仅要具备档案专业知识和技能,还要具备多方面的素质,比如:广博的知识结构、创造性的思维能力,特别是现代信息技术操作能力,信息获取、信息分析和信息加工处理能力等,只有这样才能胜任新时期的档案管理工作,才能做好档案工作中的知识管理。

4应用知识管理进行档案管理创新的必要性

有创新才会有发展,有发展才会有进步。知识管理作为知识经济发展的一种全新管理,它越来越成为各企事业档案部门适应时代要求、自我发展和保持核心竞争力的重要选择。

4.1时代发展的需要

众所周知,档案部门经历了从传统管理到科学管理和信息化管理漫长的历史轨迹。馆藏档案的载体也由原来单一的纸质载体发展到电子、网络等多种载体形式,而服务方式也从传统单一的服务形式向网络信息服务、电子阅览、多媒体和数据库等多种服务形式发展,所有这一切都使档案的管理模式发生了根本性的变化。随着网络的快速发展和知识经济的到来,人类知识产量空前浩繁,获取知识的途径更加便捷,但是面对知识冗余、知识泛滥的情况,人们缺乏获得有效知识的能力。在这种情况下,档案部门引入知识管理理论和管理模式,最大限度获取、挖掘、利用和传播档案知识,满足利用者的需求,凸显了时代发展的需要。

4.2自身发展的需要

档案部门是信息管理的组织机构,其服务宗旨是满足利用者对各种档案信息资源的需求。而知识分为显性知识和隐性知识,档案知识管理也是对显性知识和隐形知识的管理,其实质相应表现为对档案信息资源实体的管理和对人的大脑智力资源的管理,盘活资源,进行组合,使其得到充分利用。于此同时,人们的管理思维、管理设施、操作手段等都有了不同程度的发展和转变,这一切正好说明了,档案管理自身的发展起了质的变化。

4.3档案服务功能的需要

不管是传统档案馆还是数字档案馆,服务是其不变的宗旨,也是其永恒的主题。档案部门实施知识管理就是创新服务方式,更好地满足利用者的需求。将知识管理应用于档案管理创新中,档案部门就可将核心竞争力定位于知识服务,以利用者的需求为调节手段,以知识为本、以服务为核心,在档案管理的服务观念、服务手段、服务形式等各方面进行拓展和深化,不断创新档案服务功能,提高档案知识服务的质量。

5应用知识管理推进档案管理创新的策略

如何应用知识管理推进档案管理工作的可持续发展,笔者认为可通过管理组织创新、制度创新、技术创新、管理文化创新及优化人力资源等策略来实现,在思路、途径和方法上不断创新、不断探索,这样知识管理就能应用到档案管理工作中,就能保持档案事业的可持续发展。

5.1开展管理组织创新,构建知识管理行政管理体系

构建知识管理行政管理体系,这是档案管理组织结构的变革和创新。按照知识管理的理念,现代档案馆必须再设计和变革组织结构,建立新的知识管理行政管理体系,创建一个能促进学习、积累知识和知识共享的良好氛围和环境,减少管理层次,便于相互沟通交流,为知识创新扫除障碍,拉近领导和员工之间的距离,调动和发挥员工的积极性,以便利于提高工作效率,为企业创造更大的经济效益。

5.2开展制度创新,不断完善知识管理职能

知识管理就是要做好知识积累、传播、共享,但是要做好这些工作,必须要有严格的制度作保障。首先,要建立知识管理运作机制,这主要是包括知识管理投入机制、系统建设管理、知识交流机制、知识发布制度等内容,这是为了确保知识管理和传播的各项措施到位。其次,要建立知识管理的绩效机制,绩效机制的主要功能是要对个人和单位的管理成果进行审查和评定,以便总结经验,顺利推进知识管理工作向前发展。再次,要建立知识管理激励机制,包括对知识薪酬、支付制度、知识培训制度和知识淘汰制度等的编制。

5.3开展技术创新,搭建知识管理信息平台

要想成功地在企业档案工作中进行知识管理,就必须要构建一套完整有效的知识管理信息系统,才能将海量的数据存储和呈现,才能让知识共享,方便人们快速查询和利用,从而提高档案业务水平和工作效率。首先,搭建知识整合平台,把馆藏档案、文件、业务流程、网络信息、办公信息以及档案外部获得的信息和知识进行集中,然后进过优化筛选、分类、编研、创新、整合,最后以恰当合理的形式集成存储,形成各种主题的知识库,以便提供服务。其次,搭建知识转换平台,建立知识管理系统,发挥人的潜能,促进隐性知识和显性知识相互转换,在转换中创造新的知识,并将经过实践验证的有价值的知识存储起来,以便应用。第三,搭建知识传播平台。知识管理的本质是知识共享,利用现代化信息技术,采用多样化传播方式,把知识和信息传递给所需要的人,从而实现知识共享。

5.4优化人力资源,建立高素质的人才队伍

为了做好档案管理中的知识管理,就需要有一支素质高、能力强、结构合理的专业队伍。由于传统管理模式的影响,长期以来形成了档案管理人员素质偏低、人才结构不合理、真正懂得知识管理的人比较短缺的现象。因此,要做好知识管理工作,就必须加强对人才的培养,以保障档案知识管理工作的顺利开展和推进。综上所述,在知识经济的大环境下,档案部门应该顺应这种潮流,积极探索,不断创新,深化和拓展知识管理在档案管理工作的应用,最大限度挖掘出档案信息资源的潜在价值,为社会创造出更大的物质财富和精神财富。

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