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企业档案管理中知识管理的运用

作者:2018-08-20 17:53:09阅读:文章来源:

摘要:随着市场经济的不断发展,知识和信息的重要作用也逐渐显现,传统的档案管理模式已经不能适应时代需求。企业档案作为企业生产经营活动的真实记录,是一种基础性信息资源,在企业管理的各个方面发挥着重要的作用。本文在知识管理的框架下,对企业知识管理进行阐述,并着重分析了知识管理在企业档案管理工作中的实际应用。随着信息时代和知识经济的发展,对于知识管理的研究也兴起一股热潮,并且在理论和实践上都取得了一定的成果。同时,许多企业都在内部管理中实施了知识管理,一方面提高企业的核心竞争力,另一方面也是强化企业文化的一种途径。企业档案管理是企业管理中的重要组成部分,因此有必要在知识管理框架下对企业档案管理工作进行研究,使档案管理工作更好地发挥作用,服务企业发展建设。

一、企业知识管理的特征及核心内容

1.知识管理的定义

由于知识管理是管理领域的新生事物,所以目前还没有一个被广泛认可的定义。根据网络的定义,知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动,是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。

2.企业知识管理的特征

首先,重视企业知识的流动、共享和创新,运用集体的智慧提高企业的应变能力和创新能力,增强企业的竞争能力;其次,重视对企业员工的精神激励,赋予员工更大的权力和责任,充分发挥员工的自觉性、能动性和首创性;再次,重视企业知识和人才,促使企业成为学习型组织。

3.企业知识管理思想的核心内容

企业知识管理是指对企业内外各种信息和知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,促进知识共享,鼓励知识创新,实现知识增值,从而提高企业的应变能力和创新能力。其核心内容为企业是一个运用知识、创造知识的组织,知识是企业最重要的战略资源和竞争资本之一,企业要加强对知识资源的管理、开发和利用,同时通过知识共享充分实现知识的价值,丰富企业的知识资源,并建立促进知识共享的机制。除此之外,企业应致力于为客户提供蕴含知识的产品和服务,将知识管理应用于企业的经营管理模式当中,使其成为促进企业创新、增强企业自身“造血”功能的有力工具。

二、知识管理在企业档案管理中的运用

企业档案是企业重要的知识资产,是企业重要的信息资源,只有将企业档案管理和知识管理相融合才能充分发挥档案的作用,进一步挖掘档案的潜在价值。因此,将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案管理活动的首要目标,同时,将知识管理灵活运用于档案管理活动当中也是新时期档案学发展的现实要求。

1.实现档案管理业务流程再造

业务流程再造是指对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计。对档案管理业务流程再造,应依据文件生命周期理论,将企业文件、档案看作为一个不可分割的文件连续体,打破过去文件工作与档案工作的界限,实现企业文件档案一体化,在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档到保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强企业文件、档案的知识管理,同时强化了对企业各项业务管理工作的服务功能,提高整个企业的工作效率。

2.拓展和完善企业档案管理职能

随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案管理的职能也在发生相应的转变,企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变主要体现在:从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,实现企业档案知识资源的共享。这就要求我们转变观念,将档案管理真正看成是企业知识管理的重要组成部分,在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

3.实现档案知识信息化、智能化服务

信息技术的发展为企业档案管理提供了新的发展契机。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓库,提供知识导航、知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下,这种服务方式将更容易实现。在企业内部,可以通过构建企业内部网(Intranet)来实现知识的传递和共享。对于企业外部的知识传递,可以构建相应的企业外部网(Extranet),实现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统,而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或企业的站点,直接链接到知识服务子系统,从而获得有效的档案知识服务,当然这种外部的服务可能要受到某些限制,但丝毫不能阻止知识管理时代的大趋势。

4.提高档案工作者的从业素质

随着现代企业管理模式的不断完善和发展,企业管理人员的素质也在不断提升,而企业档案管理人员的素质一直是企业档案管理水平的重要制约因素之一。知识管理要求作为信息管理、知识管理参与者的档案工作人员必须提高自身素质,掌握管理学和现代企业管理知识,熟悉企业业务流程。知识管理给企业档案工作者提出了更高的要求,并赋予其新的职能定位。摆脱传统管理思维的束缚,融入新的知识管理机制,在信息时代,开拓思维,创新管理,无疑会给企业档案工作插上腾飞的翅膀,也必将迎来企业档案工作新的转折。

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