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现代企业档案管理工作现状及优化策略探讨

作者:2019-03-17 18:10:47阅读:文章来源:

摘 要:档案不仅是企业实际发展状态的客观真实反映,也是企业管理、经营、发展不可或缺的信息资源,因此,档案管理工作是企业管理中一项重要的内容。面对自动化工作模式的更新与应用及信息化管理趋势,传统的档案管理方法已经不適应于现代企业发展现状,需要在原有管理基础上进行调整和创新,有针对性地采取措施进行优化,从根本上来进一步提高企业档案管理工作效率。

 企业档案管理现存不足

  管理意识不足

  就企业档案管理现状来看,大部分的企业并未意识到档案管理的重要性,这就在根本上限制了档案管理工作效率的提升。对于企业的运营发展来讲,更多的是将重点放在获取更多经济效益上,企业的档案管理体系并不完善,存在较多的漏洞和不足。再加上管理意识不足,档案管理工作因不直接产生经济效益而无法得到应有的重视,相关投入较少,无法为档案管理提供足够支持,使得管理工作效率低下。现代企业之间的竞争越来越激烈,企业想要保持自身竞争优势,必须在提高业绩的同时,重视内部档案管理的重要性,摆正工作态度,对原有的粗放式管理模式进行调整和创新,形成统一完善的管理体系,为档案管理工作的进一步优化提供保障[1]。

  制度规范缺失

  所有管理活动的开展均需要有一套完善的规章制度作为支持,为管理方案的制定以及管理措施的落实提供保障。现代企业档案管理在执行中存在随意性和盲目性强的问题,缺乏系统性,即便是投入一定人力资源与物力资源,也无法达到预期的高质量管理效果[2]。专业制度规范的缺失,成为限制企业档案管理工作进一步优化的重要因素。目前我国针对档案管理工作已经出台了相关法规,用以指导企业档案管理工作的开展。但是企业自身意识不足,专业管理制度缺失,直接限制了下一环节管理行为的落实,进而会影响企业档案管理效果。

  基础设施落后

  在计算机技术和信息化技术的支持下,现在大部分的企业均已经实现了不同程度的自动化办公,对提高工作效率具有重要意义。在此背景下来进行档案管理工作模式的创新,必定可以大幅度地提高管理效率,利用更少的人力资源来达到更加高质量的管理效果。但是就实际情况来看,多数的企业并没有针对档案管理工作制定优化方案,物力和财力方面的投入更是不足,导致老化设备无法及时更新或缺乏设备,完全无法满足档案管理信息化要求。

  企业档案管理优化策略

  正确看待档案管理工作

  想要在大范围内实现企业档案管理工作模式的创新和优化,首先要做的就是转变思想,正确看待档案管理工作的重要性,并总结以往工作中存在的缺陷和不足,制定明确的优化目标,为整个管理工作的创新和优化提供可靠指导;其次,在企业内应从上到下地进行意识创新,在日常工作中要做好各项档案信息的收集、整理和保存,为档案管理工作的开展创造坚实基础;再次,要落实责任制度,对不同部门以及人员的责任和义务进行明确划分,积极配合企业档案管理工作的开展与落实。最后,要制定和完善配套的档案管理制度,在业务上提供技术指导,对人员的行为进行约束,将各类负面影响因素排除在外,构建一个科学可行的档案管理体系。

  加强信息化建设

  企业长期的运营发展过程中产生的档案资料会越来越多,如果仍然采用传统的管理方法,不仅管理难度越来越大,且难以发挥其所具有的利用价值,更无法将其转化为企业发展的资源优势,因此必须重视档案管理信息化建设的必要性,充分利用现代信息化手段,实施文档一体化管理,并将纸质档案数字化,建立档案信息资源数据库,通过网络技术实现档案信息线上传输,不仅在管理上对人力资源需求更少,管理保存更为便捷,同时也能够提供更高效的服务。新时代背景下加强企业档案管理信息化建设,是全方面发挥档案资料社会价值和经济价值的关键。

  重视专业人才培养

  企业档案管理工作具有较强的专业性与系统性特点,需要由具备专业知识且经验丰富的人员来负责,面对繁杂的档案资料,能够完全按照专业规范来将其归档管理,为后期打好基础。现实情况是,档案管理人员往往身兼数职,且专业能力不强,导致管理质量低下。在新形势管理模式下,需要重视档案工作者的专业化教育,进一步来提高其档案意识和专业素养,使其具备在档案管理工作中发现不足的能力,且根据实际条件来进行优化创新,为提高企业档案管理工作效率的提供支持。企业档案管理人员应重视自身的学习,在不断积累工作经验的同时,积极学习和掌握新的工作方法,及时更新自己的知识结构,尤其是要学习新型信息技术和管理手段,获取成熟的档案管理理念,应用到实际管理工作中,不断提高自身能力,为企业档案管理工作创建优秀的人才队伍。

  结语

  企业档案管理优化对推动企业自身的经济发展具有重要意义,传统的档案管理模式存在较多的漏洞和缺陷,无法满足现代企业发展要求。综合实际条件来对管理模式进行创新,采取可行的优化策略,最大程度上来对档案资料进行安全存储和管理,为企业经营发展提供支持。

  【参考文献】

  [1]王丽华.新时期企业档案管理工作优化策略探讨[J].城建档案,2017(10).

  [2]杨亮.浅析企业档案管理工作的优化[J].黑龙江档案,2016(01).

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